現代企業在辦公過程中會產生大量的電子文檔，可以說除了一些政策規定的紙質文件，電子文檔可以說占據了數據的90%。但根據我國的實際情況，哪怕紙質文件目前的使用率只有0.1%，也不可能將其完全放棄。

    面對這種情況，企業原本的檔案管理模式已經無法適應時代變化的需求。在這種形勢下，將紙質文件與電子數據文件相結合的管理方式已經成為檔案管理的必然趨勢。而兩者之間如何取舍如何分配則是所有管理者需要去考量的。

    尤其是建設工程類企業，完成一個項目所涉及的文件包括：招投標文件、項目合同（采購、分包等）、勘測文件、設計圖紙等，數量極多，而且經常會隨著建設活動的推進需要紙質版文件。為了解決這種情況，許多建設類企業往往會選擇檔案管理軟件。

    1、建設工程項目電子檔案收集是否完整,內容是否準確,直接影響到工程的維修、維護、改擴建設、勘察、測量、監測、施工等環節。利用檔案管理軟件可以將各個文件錄入系統中，存儲在企業服務器或者是云服務器上，可以說永遠不會丟失，又可以做到集中統一管理，方便隨著建設活動企業隨時使用。

     2、收集是檔案管理工作的基礎，對文件進行分類就是進階工作。大量隨著項目進度順次產生的檔案信息收錄入檔案管理軟件中后，企業可以根據分類、時間或自設名錄對電子檔案進行系統科學的管理，保證收集到的電子檔案時刻處于有序狀態，便于保管和使用。

     按照作用分類舉例：項目申報計劃書、征地拆遷合同書、招投標類文件、項目合同類、勘察測量報告類文件、施工設計圖紙。

     3、管理系統的應用可以最大限度地發揮檔案信息的價值，及時滿足利用要求，這也是是衡量檔案工作是否取得成績的重要標準。

     4、線上查詢是檔案管理系統一個不可比擬的優勢：

（1）信息高效查詢：即按照利用各個崗位人員出現的需求，高速查詢電子檔案，立刻提供借閱利用服務。

（2）管理員可以定期發布《最新圖紙、資料技術文件目錄》，公司內部人員申請查閱紙質文件時，可以閱覽目錄，通過檔案管理軟件線上發起申請，再到檔案室辦理借閱，縮短借閱時間。